مسیر دستیابی به گواهینامه
گواهی کردن، یا ثبت کردن مطابق یک استاندارد نتیجه یک ارزیابی موفق است که توسط یک شخص ثالث مستقل مانند DNV انجام شده باشد.این گواهینامه خواه مربوط به یک سیستم مدیریت باشد، خواه مربوط به یک محصول یا یک پروژه، هر کدام که باشد برای مشتری به منزله مدرکی است که نشان دهنده برآورده ساختن الزامات یک استاندارد ملی یا بین المللی توسط شما است. اما شما باید از کجا شروع کنید؟
فرآیند دستیابی به گواهینامه بسته به سرویس های مختلف مانند سیستم های مدیریت، محصولات یا سرویس تغییر آب و هوای ما به مقدار اندکی تغییر می کند. برای قدم نهادن در مسیر دستیابی به گواهینامه، ما فرآیند اخذ گواهینامه سیستم مدیریت را به عنوان مثال انتخاب کرده ایم. اگر به دنبال کسب اطلاعات در مورد سرویس های خاص ما هستید لطفا صفحات ما را در مورد گواهینامه محصول یا تغییرات آب و هوا ملاحضه نمایید.
چگونه خود را برای اخذ گواهینامه اعتبار دهی شده آماده کنیم؟
پس از تصمیم گیری در مورد سیستم مدیریتی که تمایل به استقرار و پیاده سازی آن دارید، قدم های مشخصی برای شروع کار وجود دارند. تجربه نشان داده است که برخی از پندهای ساده، که اغلب پیش پا افتاده و ناقابل به نظر می رسند، می توانند برای شرکت هایی که به دنبال اخذ گواهینامه هستند فوق العاده گران بها باشند. برای شروع کار، موارد زیر را در نظر داشته باشید:
• اطمینان حاصل کنید که فرآیند را با نگرشی صحیح آغاز کنید.
• درک کاملی از مفهومی که استاندارد بیان می کند داشته باشید و از استاندارد به عنوان یک الگوی راهنما برای تعریف سیستم مدیریت خود استفاده کنید.
• از چگونگی کاربرد و مشمول کردن استاندارد راجع به شرکت خود آگاهی یابید.
• از استانداردها به عنوان ابزاری برای پیشرفت استفاده نمایید.
• از ریسک ها و فرآیندهایی که توانایی شرکت شما را برای تحقق استراتژِی خود تحت تاثیر قرار می دهند درک کافی داشته باشید.
• در انتخاب شریک خود(مرجع صدور گواهینامه/ ثبت کننده) دقت کنید.
چه مراحل را باید دنبال نماییم؟
در زیر شما 10 قدم کلی که شما را در مسیر دستیابی به گواهینامه راهنمایی می کند می یابید:
1.بدست آوردن یک استاندارد
یک نسخه از استاندارد را تهیه کرده و آن را مطالعه نمایید تا با الزامات آن آشنا شوید. سپس شما باید تصمیم بگیرید که اخذ گواهینامه مطابق با این استاندارد تاثیر مثبتی بر شرکت شما دارد یا خیر.
2.مرور برو شورها و نرم افزارها
مقادیر زیادی اطلاعات منتشر شده در دسترس است که برای کمک به شما در درک و استقرار استاندارد طراحی شده است.
3.گردآوری یک تیم و تعریف استراژی
انتخاب یک سیستم مدیریت باید به صورت یک تصمیم استراتژیک در کل سازمان باشد. حضور موثر مدیریت ارشد در فرآیند تکوین امری حیاتی است. آنها راجع به استراتژی کسب و کاری تصمیم می گیرند که سیستم مدیریت کارآمد باید از آن پشتیبانی کند. به علاوه شما نیاز به یک تیم اختصاصی برای توسعه و پیاده سازی سیستم مدیریت خود دارید.
4.تعیین نیازهای آموزشی
اعضای تیم مسئول برای استقرار و نگهداری سیستم (های) مدیریت باید تمامی جزئیات استاندارد(های) قابل اجرا را بدانند. گستره وسیعی از دوره ها، کارگاه ها، و سمینارهای آموزشی برای برآورده ساختن این نیازها طراحی شده و در دسترس است. ما تعدادی دوره آموزشی عمومی در سرتاسر دنیا تهیه کرده ایم. برای کسب اطلاعات بیشتر با دفتر DNV محل خود تماس حاصل فرمایید.
5.مرور گزینه های مشاور
مشاوران مستقل خواهند توانست برنامه استراتژی قابل اجرا، واقع گرایانه و مقرون به صرفه ای به شما پیشنهاد نمایند.
6.تهیه نظامنامه سیستم های مدیریت
نظامنامه سیستم های مدیریت شما باید سیاست ها و نحوه عملیات در شرکت شما را توصیف کند. از طریق نظامنامه، شما توصیف دقیقی از سازمان و بهترین شیوه اتخاذ شده برای برآورده ساختن انتظارات مشتریان به صورت دائمی فراهم خواهید آورد.
7.تهیه آیین نامه
آیین نامه ها فرآیندهای موجود در سازمان شما را شرح داده و بهترین روش برای کسب موفقیت در این فرآیند ها را توضیح می دهند. این آیین نامه ها باید سوالات زیر را در مورد هر فرآیند مطرح کنند:
- چرا
- چه کسی
- چه زمانی
- کجا
- چه اندازه
- چگونه
8.پیاده سازی سستم مدیریت
ارتباط و آموزش نکات کلیدی در پیاده سازی هستند. در طول فاز پیاده سازی، سازمان شما مطابق آیین نامه هایی کار خواهند کرد که برای مستند سازی و نمایش اثر بخشی سیستم مدیریت شما تهیه شده اند.
9.در نظر گرفتن یک ارزیابی اولیه
شما می توانید یک ارزیابی مقدماتی از چگونگی استقرار سیستم مدیریت خود به وسیله مرجع صدور گواهینامه داشته باشید. هدف از ابن ارزیابی مشخص شدن نواحی عدم انطباق و قادر ساختن شما برای رفع این عدم انطباق ها قبل از شروع فرآیند اخذ گواهینامه اعتبار دهی شده است. دریافت عدم انطباق نشان دهنده آن است که ناحیه مربوطه در سیستم مدیریت شما الزامات استاندارد را برآورده نساخته است.
10.انتخاب مرجع صدور گواهینامه/ ثبت کننده
ارتباط کاری شما با مرجع صدور گواهینامه/ ثبت کننده به سبب حفظ گواهینامه برای سال ها ادامه خواهد داشت. برای داشتن سیستم مدیریت کارآمد، توسعه پایدار امری کلیدی است. DNV به شما کمک خواهد کرد تا حداکثر استفاده را از فرآیند دستابی به گواهینامه کسب کرده و نقاط قوت و فرصت های پیشرفت را ارزیابی نمایید. برای مدیریت ارشد این امر به معنی افزایش توانایی سازمان در برآورده ساختن اهداف استراتژیک آن است. در این عصر موشکافی در شرکت ها، انتخاب مرجع صدور گواهینامه ای با شهرت و آوازه امری ضروری است.
وقتی سیستم مدیریت خود را استقرار دادید، آن را برای اخذ گواهینامه آماده کنید و مرجع صدور گواهینامه/ ثبت کننده ای را که آماده برای آغاز فرآیند اخذ گواهینامه اعتبار دهی شده با آن هستید، انتخاب نمایید.