گواهی اعتبار دهی شده چیست؟
داشتن یک سیستم مدیریت گواهی شده می تواند سفری به سوی پیشرفت در کسب و کار باشد. این مسئله به طور فزاینده ای در حال تبدیل شدن به یک بند از قرار داد است. اما گواهی اعتبار دهی شده چیست و فرآیند گواهی کردن چگونه عمل می کند؟
اعتبار دهی چیست؟
اعتبار دهی صلاحیت و کفایت مرجع صدور گواهینامه/ ثبت کننده را بررسی و باز بینی می کند. برای تحقق بخشیدن به ضوابط و معیار های مراجع اعتبار دهی، این مراجع، مراجع صدور گواهینامه/ ثبت کنندگان را ارزیابی می نمایند. این ارزیابی به منظور بازبینی مرجع صدور گواهینامه/ ثبت کننده در برآورده ساختن الزامات موجود است. این شیوه مراجع صاحب اختیار برای ممیزی ممیزان است. (مراجع صدور گواهینامه/ ثبت کنندگان مانند DNV )
گواهی اعتبار دهی شده شخص ثالث چیست؟
گواهی اعتبار دهی شده سیستم مدیریت به منظور نشان دادن مطابقت با یک استاندارد است. مراجع صدور گواهینامه/ ثبت کنندگان شخص ثالث سازمان هایی را مورد ممیزی قرار می دهد که به شرکت هایی که تمایل به دریافت گواهینامه استاندارد خاصی دارند، خدمات ممیزی ارایه می کنند.
ممیزی بر پایه ریسک
روش ممیزی بر پایه ریسک شیوه انحصاری DNV در گواهی کردن تمام سیستم های مدیریت است. دانستن محل تمرکز تلاش ها برای ایجاد پیشرفت امری حیاتی در جهت کنترل عناصر ریسک هایی است که می توانند موفقیت شما را در کسب و کار خود تهدید کند. با رویکرد ممیزی بر پایه ریسک های ما، فرآِیند دستیابی به گواهینامه برای ارزیابی ریسک های کار شما بهینه شده و ابزاری را برای سفری به سوی پیشرفت مهیا می نماید.
شما اطلاعاتی از فرآیند های عملیاتی تعین کننده در موفقیت در کسب و کار به عنوان ورودی عرضه می کنید. ما عملکرد شما را در این نواحی تمرکز ارزیابی کرده و به شما در شناسایی نواحی برای تمرکز دادن فعالیت ها بهبود کمک می نماییم، این ها در حالی است که ما میزان تطابق با استانداردهای منتخب را نیز کنترل می نماییم. اگر سیستم مدیریت شما مورد قبول واقع شود، نتیجه همواره یک گواهینامه خواهد بود. اما مضاف بر آن، یک ارزیابی از عملکرد شما در نواحی تمرکز به عمل آمده است.
چگونه از موسسه DNV گواهینامه اخذ نماییم؟
یک سیستم مدیریت موفق، سیستمی است که پیشرفت و بهبود آن بر پایه ای مستمر و پیوسته باشد. هم سیستم مدیریت و هم گواهینامه شما باید حفظ شوند. بنابر این گواهی اعتبار دهی شده شامل دو مرحله است: دستیابی به گواهینامه اولیه و حفظ و نگهداری از گواهینامه پس از آن، ما رویکرد ممیزی بر پایه ریسک های خود را در هر دو مرحله به کار می بندیم.
دستیابی به گواهینامه اولیه
1.محاوره اطلاعات ورودی
جهت بهینه سازی ممیزی، ما باید استراتژی کاری شما و شرایطی که بر توانایی شما در دستیابی به استراتژِِی بیان شده تاثیر می گذارد را بدانیم. متعاقبا 1-3 نواحی تمرکز که ممیزی متمرکز بر آن ها خواهد بود، شناخته شده اند. نواحی تمرکز می بایست به سیستم مدیرت منتقل بوده و ریسک ها و فرصت هایی را که برای شما اهمیت دارند را منعکس نمایند. توافق بر سر نواحی تمرکز یک فعالیت مشترک است، ولی ممیزان ما می توانند در صورت نیاز این نواحی را پیشنهاد نمایند. مدیریت ارشد نیز باید در این مرحله در جریان باشد.
2.بررسی مستندات
سر ممیز ما نظامنامه سیستم مدیریت شما را ارزیابی می کند. گزارش ممیزی مستندات تمام یافته های بدست آمده از این فرآیند را خلاصه می کند. این گزارش نشان می دهد که آیا سازمان شما آمادگی پیش رفتن برای انجام ممیزی صدور گواهینامه را دارد یا خیر. ممیزی بررسی مستندات می تواند قبل و یا به عنوان بخشی از ممیزی باز دید اولیه انجام شود.
3.ممیزی بازدید اولیه
پیش از انجام ممیزی اصلی منجر به صدور گواهینامه، ما یک بازدید اولیه از سازمان شما به عمل می آوریم. بازدید اولیه می تواند همراه با بررسی مستندات باشد. هدف از ممیزی بازدید اولیه دارای دو قسمت است:
بازرسی آمادگی شما برای انجام ممیزی صدور گواهینامه، یعنی، بازبینی نظامنامه شما، کنترل روش ها، دیدن تسهیلات و امکانات، وبررسی چگونگی استقرار سیستم مدیریت شما به طور مختصر.
بازبینی اطلاعات ورودی راجع به ناحیه تمرکز و توافق بر سر 3 تا 5 ناحیه تمرکز ویژه که ممیزی بر روی آن ها تمرکز خواهد داشت.
بر اساس این، بر سر دامنه فعالیت شرکت وبرنامه ممیزی توافق به عمل می آید.
4.ممیزی صدور گواهینامه
ممیزی صدور گواهینامه شامل مصاحبه های غیر رسمی، آزمایشات و مشاهداتی از عملکرد سیستم در حال کار است. در طول این فرآیند، ما میزان تطابق سیستم مدیریت شما را با الزامات استاندارد مورد نظر و هم چنین عملکرد شما در نواحی تمرکز ارزیابی می نماییم. زمانی که این مطابقت به تایید رسید، ما گواهینامه را صادر می نماییم. یافته های مربوط به نواحی تمرکز در پایان ممیزی در جلسه اختتامیه ارایه شده و در گزارش ممیزی منعکس خواهد شد. در جلسه اختتامیه شما هم چنین می توانید اطلاعاتی راجع به نواحی تمرکز ارایه نمایید. بدین معنی که اگه: اگر ناحیه یا نواحی تمرکز جدیدی باید در ممیزی های بعدی مورد توجه قرار گیرد.
حفظ و نگهداری از گواهینامه
در این مرحله شما ممیزی صدور گواهینامه اولیه را به انجام رسانده و می توانید به سمت حفظ و نگهداری خود پیش بروید.
5.ممیزی های مراقبتی
هر گواهینامه صادر شده ای عمری سه ساله دارد. بر این اساس ممیزی هایی در طول این سه سال وجود دارند. این ممیزی ها تطابق مستمر شما را با الزامات خاص استاندارد تایید کرده و همزمان عملکرد شما را در نواحی تمرکز مورد ارزیابی مجدد قرار می دهد.انجام حداقل یک ممیزی مراقبتی در هر سال ضروری است.
6.ممیزی تمدید صدور گواهینامه
پس از پایان سه سال، گواهینامه شما از طریق انجام ممیزی تمدید صدور گواهینامه، تمدیدخواهد شد. با مراجعه به:" چرا همکاری با DNV ؟" ببینید ما چه چیزی برای ارایه کردن به شما داریم.
تعلیق یا پس گرفتن گواهینامه
چه اتفاقی رخ می دهد اگر یک سازمان در حفظ و نگهداری سیستم مدیریت و گواهینامه خود با شکست مواجه شود؟
موسسه DNV یک دستور العمل شفاف برای تعلیق یا پس گرفتن گواهینامه دارد. این دستور العمل برای شرایطی که در آن یک سازمان به صورت جدی و مصرانه در حفظ و تطابق خود با یک استاندارد سیستم مدیریت با شکست مواجه شده و یا در وضعیت های دیگری که در این دستور العمل تعریف شده است، قابل اجرا است.